企业ERP数据及ERP数据的管理

一、企业ERP数据

今天笔者所谈的ERP数据，是指企业已经应用了ERP系统后得到的ERP数据。企业运用ERP系统，除了规范企业各单位的业务流程外，最主要的还是希望从ERP系统中能快速的得到一些企业关键管理的ERP数据。但是有一些企业在运用ERP系统后，却发现ERP系统中的数据并不是有效数据，无法满足企业管理需要。针对这个问题，笔者分如下两种情况来说明下：

1．ERP系统中的数据不是企业真实的需求，从另一方面说明ERP系统的功能不能满足企业的需求。即企业在选型软件时，了解的不够，或没有了解清楚就购买了。针对这种情况本文不作详述。

2．ERP系统中的数据不是企业的有效数据，说明企业在使用ERP系统的过程中出现了一些问题。ERP系统使用起来了，但是系统中的数据却是错误的。什么原因会导致系统的数据不正确呢？在业界就有这么一句话：“进去的是垃圾，出来的也是垃圾”，那么企业使用ERP系统的人员是不是录进去了一些垃圾呢？如何避免垃圾进入企业ERP系统呢？今天主要是和大家一起来探讨下这个问题。

二、可能造成企业ERP数据不正确的原因

1．企业应用ERP系统初期，期初数据录入不准。

企业本身的业务流程存在一些职责不清，或有文不执，有法不依的情况。如企业BOM表的损耗率，工程部在建立BOM的损耗率时，与企业实际生产时的损耗不符，出现了BOM定出的损耗纯属摆设，没有起到真正的作用。这时请工程部依生产实际的损耗标准来录入，工程部的人员就犯傻了，我去哪里要来这损耗率？请生产提供嘛，生产部来一句：这是工程部的工作，生产部没空整理这资料。踢皮球一样的，将这个问题踢来踢去。工程部就只能用现在的不准确的数据录入系统了。等在系统中下达生产制令生产时，系统中的损耗数量就不能作为控制物料领用的依据，不能准确有效的控制各生产单位的领料状况。

2．使用后ERP系统，实物并没有随单据流转。

我常常听到一些单位在抱怨：采购要下单了，去看了下仓库物料的库存数据，帐上明明有数呢，可去仓库实物一查看，没有这库存啊，怎么回事，这ERP数据怎么跟我们实物的不符合啊？有一种可能就是录入ERP数据的人员导致的数据不准。因为操作人员没按实际发生情况来录入。大部份情况下，使用的人员不会恶意或故意去做假数据（排除不健康心态的人员）。应该是在使用ERP系统的过程中，其中的一个流程出现了问题：如仓库实物发出去了，但没有收到系统中的发出单据；如去仓库领料没有实物表单，用“急用，借用”的名义去领走实物，生产线的物料员是不是也经常去要求仓库先发物料，说这笔订单急啊，先发料吧，待发完了物料，生产线的物料员没有及时的补回单据，仓库人员也忘记了，久而久之就漏掉了。这种人为的无凭据的操作即是造成ERP系统数据混乱的原因之一。

3．使用ERP系统后，ERP系统的数据与实际交易的实物不符合。

按理说，不应该存在这样的问题才是，但这个问题确实也给企业带来了很大的困扰。为什么会有这个问题呢？举个例子，采购部门下采购单的物料是A，但是仓库收来的物料却是B，原来是供应商用B来替代了。但这一信息又没有事先知会采购部，让采购部把采购单上的产品给更改成B。这样一来，明明是B物料，仓库把B当成A来收货了。那么接下来的混乱是可想而知的。除了以上说明的例子，企业中往往还会存在一物多号的情况，这也是造成ERP数据混乱的原因。

三、企业如何持续的管理维护ERP数据

企业应用ERP系统后，必须将ERP系统中各流程规范定义，分清职责。ERP系统使用人员要作到“有文必依，有规必执”。各岗位必须是依单据作业，有据可查。对于模糊的数据，定要取得相应确凿的证据后录入数据。切不可随意输入有疑问的数据。确保ERP系统中的数据是企业实时有效的。