关于商业智能管理系统的那些事

1 商业智能管理系统简介

商业智能管理系统(简称BI),是将来自源系统的数据(可以是ERP,也可以是其它事务处理系统、文本文件、数据库或其它BW/BI系统),经过抽取、转换、上载至数据仓库,以EXCEL、WEB等报表形式展示给用户,是一种运用了数据仓库、在线分析和数据挖掘等技术来处理和分析数据的崭新技术,目的是为业务决策者提供决策支持。

2 商业智能管理系统实施背景

随着企业信息化建设的逐步推进,数据量与日俱增,虽然企业具备海量数据,却无法为决策层提供信息全面、运行高效的决策工具,无法为管理层提供形式多样、维度丰富的业务监控和数据分析工具,在具体操作层面,复杂报表运行效率极低。问题具体表现在以下几个方面:

(1)报表格式单一 ;

(2)数据分析角度单一 ,信息孤岛现象严重 ;

(3)报表分析领域有局限性。如果要跨多个领域联合分析,分析效率是无法逾越的鸿沟。如果要实现跨应用系统的数据分析就更可望而不可及了;

(4)查询效率不理想。

(5)不具备预警功能。因此,各业务系统对数据挖掘和分析的需求越来越迫切,在这样一个数据爆炸性增长的“大数据”时代,数据分析和处理能力正在成为越来越多企业日益倚重的技术手段,以实现企业数据价值的最大化。

3 商业智能管理系统实施价值

实施商业智能系统能为企业带来很大的价值,能够实现从数据到信息、从信息到知识、从知识到决策的转变。具体表现在:

3.1 报表功能强、效率高、效果好

(1)商业智能系统可以针对不同的“维度”进行上下钻取、左右拖动及纵横旋转,通过连续的立体动态表来展现各种数据,并对这些数据进行聚类、排序等处理,除了通过动态图表展现数据外,还可通过丰富多彩的图形去展现,也能对图形作拉伸、分块、旋转、透视等多种处理,以更直观可见的方式来展现规律,同时还可对数据作各种标志,比如特别好的销售数据用绿色表示,特别差的销售用红色表示等,它也可对数据进行跟踪分析,实现预警功能,给管理者带来一种得心应手的分析新感觉；

(2)商业智能系统利用数据仓库(BW)对于多元化系统的海量数据进行抽取、转换、上载处理,将主要工作定位在数据分析上,避免同业务程序的资源争夺,不仅缓解了业务处理效率问题,还提升了报表查询速度；

(3)报表图形展现方式多,界面美观 ,且格式可自由选择,如水晶报表、文档格式、仪表盘、WEB页展示、IPAD形式展现。

3.2 强大的数据挖掘功能, 快速从海量数据中提取有价值信息

(1)强大的数据挖掘及分析平台这里以财务报告分析为例,财务报告是用来反映企业财务状况和经营成果的最直接手段,该数据的分析对于加强企业管理、提高管理水平,具有举足轻重的意义。商业智能系统可以从多个维度,以多种方式展现财务报告数据;此外,还可以对企业的财务状况与经营成果进行趋势分析、比率分析以及综合分析:趋势分析能够提供横向比较会计报表与纵向比较会计报表;比率分析就企业的盈利能力、偿债能力、营运能力分析提供良好的支持平台;综合分析如杜邦分析图等,可使财务分析的数据层次、逻辑关系更加直观,为报表使用者能快速握各项指标变动的影响因素、影响力度、变化趋势,从而提高业务决策效率。

(2)以业务流程环节为基本分析对象 ,快速定位业务异常点通过定义流程看板,将关键环节作为数据监控对象,当数据出现异常时,可直观体现在流程看板上,并提供详细数据追溯功能。以采购业务流程为例:采购订单签订—>审批—>收货—>质检—>入库—>发票过账—>付款,在商业智能系统中可以通过一个流程看板展示各个环节的业务进展情况,管理者可以通过此流程看板一目了然地查看到问题所在,并可以进行明细数据的分析,为管理者提供强大的数据分析工具。

(3)数据展现形式灵活多样。企业报表格式复杂,样式繁多,商业智能系统针对此情况提供自助式报表,用户可根据需要进行拖拽等操作,达到自己想要的效果,同时可以将该界面存为变式,便于下次查找使用;查询界面和报表界面统一,所见即所得,方便用户使用。

3.3 强大的权限控制功能

报表权限管理功能非常强大,不仅可以控制报表的查询权限,而且可以把权限细化到各分析对象,比如成本中心等。通过强大的控制功能来保证数据的安全性。

4 商业智能管理系统成功因素

4.1 决策管理层的高度重视

商业智能管理系统旨在通过数据提取、整理、分析,最终通过分析结果制定有关策略、规划,可以达到资源的合理配置,改进运营效率,节约成本提高效益的目的。如果决策层、管理层对信息化理解不够深刻,对实施商业智能管理系统的目的不够明确,很容易造成项目上线,但没有真正发挥其作用的后果;

4.2 健全的项目管理体系

项目负责人应足够重视项目管理理念,对每个项目节点都该有明确的项目计划,合理的任务分解,清晰的工作目标,严肃的项目跟踪,使整个项目计划可行、风险可控,以保障项目的成功推进,此外,商务智能项目实质上是一个“交流”的项目,整个项目管理要注重交流,与用户协同完成分析主题,所以整个项目管理要重视团队管理;

4.3 技术过硬的项目实施团队

项目实施者应具备足够的商务智能项目实施经验,掌握主流信息化软件管理思路。

5 商业智能管理系统实施规划及展望

商业智能系统的建设是一个复杂的反复迭代的过程,系统实现取决于数据的完整性和准确性,项目推进需要从分析主题的复杂程度、迫切程度、建设成本等多种因素综合考虑。因此,建议企业采取统筹规划、分步实施逐步完成的建设过程。可根据公司管理、决策需要,对公司各个业务系统具体模块如财务、采购、绩效考评、工资系统等,进行商务智能项目的实施,真正做到为决策层提供绩效驾驶舱等决策支持;为管理层提供强大数据分析、挖掘、预测等管理手段;为业务操作者提供操作便捷,形式多样的查询工具。