别让“低效沟通”成为企业的成本之痛

管理学家曾说过，企业管理行为与沟通密不可分，80% 的管理成本都与沟通有关。如今“有效沟通”在主流的企业管理价值倡导中越来越被广泛提及，渐渐成为每一个管理者必备的素质要求。其中最直接的体现就是各大商学院已经把它纳入核心课程体系中去。

一、有效沟通之于领导管理

对于管理者而言，沟通涉及到了企业管理的方方面面，无论是战略制定、计划实施、部门协调都离不开沟通。那么，有效沟通到底有多重要？在权威商学院 MBA 教材上记录着一个真实案例：

一个美国高管对自己底下的员工特别不满意。他认为他们太懒了，早上一上班先冲咖啡，下午还没到点就走。于是就给全体员工发了一份邮件，要求所有人每天准时8点开早会，下午不能提前下班。这封邮件被员工传到了网上引发轩然大波，因为美国文化反对高压管理，直接导致公司股价下跌，高管被迫辞职。

这个案例很典型，人是感情动物，不同的沟通方式会引发不同的情绪反应。如果这位高管能用富有感情色彩的个人魅力来宣布规定，而不是用冰冷的邮件来下达命令，相信别人会更容易接受。

因为人具有社会属性，在实际的社会生活中每个人都希望得到别人的尊重和实现自我价值。一个优秀的管理者，应该具备灵活的沟通方式，根据不同职工情况划分不同群体，采取不同的沟通方式。 

如按照年龄来划分沟通方式，对资历较浅的年轻职工在沟通中适当采取鼓励认可的言语。在他们独立承担重要工作的情况下要经常及时沟通，对他们的工作和成绩表示肯定，以此激发对方的工作热情。

对资历较深的老员工在沟通上面应该表示充分尊重重视，帮助他们发挥经验优势，给予适当交流探讨，最大化释放岗位价值。

二、有效沟通之于流程管理

企业经营管理所指的「有效沟通」不仅包括各类职场角色、职能部门间的沟通管理，也包括企业自身的管理制度。但大多数企业在这个方面仍有很大提升空间，这一点在采购岗位体现得尤其明显。

很多采购人员大部分时间都被“低效交流”吞噬着，但低效不代表无效，无效是浪费很多时间后仍然没有结果，而低效是能获得结果但却需要经历漫长的过程。这里我们所说的“低效沟通”就是极大延长这个过程的时间单位。

我们通过展开电子贸易行业的工作场景，来看看低效沟通是怎么变成采购人员的时间杀手的？

场景1：时间都花在采购询价上

电子贸易行业贸易商通常会同时代理几个品牌，当下游客户有需求时会打包所有需求电子元器件信息给业务员询价，业务员接收后再向采购提出询价需求。当多个采购同时面对多个业务员的询价需求时，就要针对同个产品向供应商重复询价，对不同业务员重复回复，导致一天的工作产出十分有限。

场景2：时间都花在采购订单追踪上

电子贸易的交易单量大，产品品类多，不同采购人员所负责的产品不同，导致客户订单需要拆分成多张采购单，分配给对应的采购员进行采购。再加上采购周期参数不齐，到货数量有多有少，这都极大地增加了订单跟踪的难度。这时候当业务员询问交期时，采购就需要多方确认订单进度，导致采购一天大部分时间都用在回复交期上。

但庆幸的是，这些在采购管理上所出现的低效沟通也促进企业迈向信息化管理，帮助企业引入自动化、流程化管理，提高效率。比如以上两种情况通过正航软件就能规避类似问题，系统通过提供外调采购追踪功能、单据流程窗、订单进度提醒等方案达到全成员可视化订单追踪，高效准确；通过载入询价平台，同步更新报价单上的询价状态和记录，就不用再通过点对点沟通来传递结果，让采购专注于更有价值的事情。

总的来说，沟通效益的高低会影响一个企业是否走长远，而建立成熟完善的信息传递机制能够规避一切流于表面的工作形式，帮助实现经营管理的快速运转。