被中小企业忽略的管理秩序

几年前，听到一个关于软件的笑话：

一位销售员卖了一套软件给一家公司。几个月后，他满怀信心地再去那公司拜访，却看到软件原封未动，心中感到十分惊奇。便问道：“是有什么不对吗？”“一点也没有，”总经理说，“产量增加，效率提高！”“究竟是怎么回事？”“每天早晨，我警告职员说，假如你们不刻苦工作，加倍努力，那套软件就会取代你们！” 

显然，软件这种特殊应用方式并不常见，但也道出了一般企业应用软件的主要目的，对于短期产量和效率提升的追求，十分明确，特别在中小企业，这种倾向更加明显。然而，中小往往忽略了软件业能为他们带来最需要的秩序，带给他们长期，持续的发展。

《科学投资》研究显示，我国的中小企业平均寿命2.9年，每年有近１００万家企业倒闭。

“船小好调头”，被多数管理者和学者公认为是中小企业最大的竞争优势。中小企业市场反应更快，也更善于把握机遇。另一方面，中小企业基础更为薄弱，抗风险能力相对较低。这些风险既有来自外部市场，也有来自企业内部管理。而这些风险往往给企业带来巨大的创伤，或者毁灭。

中小企业管理现状

目前，我国中小企业管理存在最大的缺陷，一是“拍脑袋式”的管理占据主要地位，缺乏规范化、标准的管理制度和执行；二是，责、权、利不清晰。

企业管理制度是企业员工共同须遵守的规定和准则的总称，并在执行过程中不断给予完善和创新，提升企业的运转效能。规范化、标准化的企业管理制度，可让企业各部门获得横向的协调并实现互相监控，并且为企业提供了抵御风险的系统保障。而在中小企业内部，更多的是应用关系管理，即人管人，而非制度管人，管理中人为因素较多。这也许是中小企业灵活管理的一个特色，然而这种缺乏原则与评判标准的灵活，牵绊了中小企业持续、长远的发展，也为中小企业埋下两个隐患：

失去原则性的“拍脑袋式”管理，给执行者留下较大的操作空间：缺少一体化的制度设计，执行者也缺少一个可依据的标准，，不确定性也较多，在执行者有意或者无意中，容易让执行结果偏离企业目标，给企业带来损失。举例来说，为了能够快速应对市场需求，业务部门相对拥有较大的权利。而业务部门在面对订单时，往往以业绩考虑，而忽略了企业的实际利润。不经过采购部门、生产部门、财务部门审单，以低价争夺订单。常常造成企业要么订单亏损，要么质量上打折扣，使企业陷入信誉危机，长远发展没有保障。

企业对员工的绩效考核失去标准：最重要的考核标准来自于上司对员工的个人评价。这样的后果，一是不准确，上司无法判断员工的方方面面，二是不公平，绩效考核可能加入感情因素，不能完全按照业绩考核，优秀员工因为得不到公平的对待而离开，使得企业发生劣币驱逐良币的事件。

责、权、利不清的现象存在于我国很多的企业中，中小企业尤甚。中小企业为了压缩成本，常常一人身兼数职，或者一个工作多人负责。前者容易造成灰色地带，为企业带来隐患，譬如，生产主管兼管采购，使采购成本上升。后者则影响企业效率，每个人都能负责，而每个人都不原意负责，产生责任推诿。

这些问题产生的根源在于，中小企业将生存作为第一目的！基于这样的目的，中小企业管理往往首要考虑成本和灵活性。对关系企业长远发展的组织架构和规范、标准化的企业管理制度，关注甚少，即便是有，常常也难以得到有效、强有力的执行。而这正是管理软件所擅长的，管理软件的原理，就是将管理思想和制度固化在系统，分清各个岗位的职责，建立标准化、规范化的流程和制度，防范经营风险。同时反馈各种事前、事中、事后的数据，有效提升了企业的决策准确性与反应速度。

软件对于中小企业的价值

管理软件，特别是ERP软件价值，不仅是上面故事中老板所认识，提升企业的管理效率，。而且能为企业建立一套标准化、规范化的管理秩序，保障企业长远发展。可以说ERP软件包含了企业所有的管理体系，主要体现在：

管人：软件系统可以帮助企业实现对人力资源的合理调配及工作职责划分。根据企业的实际情况，系统严格分配了各个岗位的职责以及对应权限，保证各个岗位严格按照公司的规范和流程执行，事情以正确的方式被正确的执行。例如，在之前业务部门的案例，以正航ERP的T357套件为例，在软件系统中可分别赋予公司各部门对各单据相应的新增、修改、审批、查阅、打印、关闭、贴附档等诸多控制权限。业务部门在接获订单的同时，业务部门就可以通过历史数据分析，预估订单利润或者主导报价。同时系统在对各数据进行分析计算后，将根据预先设置的人员组织结构图、管理控管条件以及人员权限执掌信息，自动将执行结果发送给相关部门的具体责任人。同时，系统可以通过如提醒精灵或者各类工作进度追踪报表，对各责任人员的工作完成进度进行提醒与监督。大大提升企业对订单的反应速度，提升客户忠诚度。更重要的是，通过分析各个员工的工作流程和数据所产生的各种分析报表，为企业领导者提供了详尽的员工绩效分析报表，为企业建立了科学的、规范化的绩效体系。

管事：软件系统可以帮助中小企业掌握各项运作流程的过程信息，并可根据预先设定的各种控管参数为用户及时做出各种信息反馈。如各部门在第一时间了解原材料、半成品、产成品库存状况，清楚掌握采购、生产、销售的进度，以便管理者对此做出掌控，从而做出合理的管理决策。对于采购流程来说，软件系统可以帮助企业全程跟踪、控制采购进程，稳定企业的供应商队伍，既提高了企业的采购质量，同时也及时有效地支持生产。生产方面，从生产制令生成到生产过程的原材料消耗、在制库存、产品完工入库等，可以进行全程严密控制，实时掌握当前生产状况，解决企业生产绩效评估困难，生产进度不明，在制品库存不清等生产问题。销售方面，可快速了解产品成本状况、库存状况、生产完工状况、发货状况等，帮助企业建立快速的市场反应机制。在正航T357系统中，还可通过流程窗功能，直接从销售订单追溯出所有与此单据相关联的发生单据。如采购、进货、验收、生产、出货等各项单据，让管理者清楚了解每件事情的前因后果。

管物：软件系统不仅监管企业的固定设备、库存状况、生产过程中的在制品、在制余料等。并且可监控企业的资金往来状况、交易状况、客户厂商交易信用控制等。帮助企业高效运转资金流和物流，提高企业资本产出效率。举例来说，没有软件系统的中小企业，由于没有预算聘请高级的会计师或者核算师，可能很难掌控企业实际每个月各项目的资金周转率，也很难核算企业各项目的资金报酬率，对于企业利润的认识，也只能仅仅停留在每个月的总毛利和净利，无法准确了解各经营项目或者产品的准确资金运作状况，为企业经营决策与资金运作埋下潜在隐患。

管理软件，是为管理服务的，而它恰恰隐含了一个最重要的管理核心，以数据的形式，记录企业的每一个细节，并将规范化的管理制度固化在程序中，帮助管理者建立一个有序的管理环境。

中小企业应该怎样利用软件

近几年来，中小企业对于ERP之类的管理软件的应用需求蓬勃发展，大部分中小企业都意识到软件对于企业发展的重要性。但出于中小企业自身求生存的天性，多数中小企业应用软件最大的目的，还是在于照顾短期的追求——提升作业效率，即手工作业向电算化的转化的过程。实际上，对于中小企业，提升工作效率和创建有序的管理环境是可以兼顾的。而他们需要做到的，就是要正确认识软件的价值和正确应用软件。

正确认识软件的价值：对于大型企业而言，软件对其最重要的作用，就是通过规范管理、加快信息反馈，从而大大降低管理成本与各种经营成本。而对于中小企业，软件对企业管理的规范，更加重要，因为这关系到企业的未来。人们常讲，中小企业管理有三重境界，第一层境界是企业管理规范化；第二层境界是企业管理标准化；第三层境界是企业管理信息化。而ERP等管理软件的价值，既是中小企业最终的目标，也是帮助中小企业建立管理标准化和规范化的工具。

正确应用软件：中小企业常常模糊的认为，自身是一个成长中的企业，存在比较多的个性化管理特性，所以在选择软件产品的时候，总是要求产品能够完全按照自身的管理流程和特点来架构，满足自身现有的所有应用需求。但反过来想，中小企业自身的管理模式并不是很成熟，存在很大的改善空间，一味要求软件去迁就流程，岂不是将手工流程在计算机上模拟一遍，“穿新鞋，走老路”。对于中小企业管理而言，只是提高了作业效率，没有起到规范管理的附加值。其实，对于多数管理软件而言，都是融入了先进的管理思想，以及众多用户的管理实践，其管理经验是十分值得借鉴。以正航软件中小企业ERP产品T357而言，是经过16年，6万用户管理实践的积淀，。它不仅能够帮助中小企业建立一个信息化的管理环境，提升管理效率和市场反应速度，获得即期的管理效益，也帮助中小企业提升管理规范性，获得长远发展的保障。

“船小好调头”是中小企业的突出竞争优势，然而小船也缺少抵御风浪的能力。弥补之策：一是要增强预测气象的能力，二是练就一身掌控小船的本领，让小船在汪洋大海中快速、稳定的航行，而这正是管理软件之所长的。